De voorzitter begon de vergadering met een terugblik op 2023 waarin onder andere het eerste herenteam wederom Landskampioen werd en na een afwezigheid van een aantal jaren weer in actie kwam in Europa. Ook werden de kampioenen van het afgelopen seizoen benoemd en heeft in 2023 de jeugdcommissie een nieuwe impuls gekregen. Pickleball is vorig jaar toegevoegd als nieuw aanbod en kan inmiddels de vraag al bijna niet meer aan, een goede toevoeging voor de club in haar strijd met het binnenhalen van meer inkomsten.

Na de goedkeuring van de notulen van de vorige vergadering, het advies van de kascontrolecommissie om de cijfers over 2023 goed te keuren en de werkelijk goedkeuring werd het bestuur unaniem herkozen. Wianka Overbeeke zal vanaf heden de rol van secretaris vervullen, Edgar van der Meer vervolgt zijn rol in het bestuur als algemeen bestuurslid.

Na een korte pauze presenteerde het bestuur het contributievoorstel en meerjarenbegroting 2024-2026. De afgelopen jaren heeft Taverzo in moeten teren op de reserves door een negatieve exploitatie. Deze trend moet gekeerd worden om als club niet binnen enkele jaren in een faillissement terecht te komen. De plannen die door het bestuur gepresenteerd worden kennen twee mogelijkheden: extra inkomsten vergaren of besparen op kosten.

Extra inkomsten
Om extra inkomsten te vergaren is de inzet van vrijwilligers nodig, dit kan zowel met een eenmalige inzet zijn of door het structureel oppakken van een taak:

• Invoering vrijwilligersbijdrage voor 65+ leden: tot nu toe was deze groep vrijgesteld. Deze groep maakt veel gebruik van de faciliteiten en levert tot nu toe ook weinig vrijwilligers op. Door invoering van de bijdrage zijn zij gelijk aan andere leden en is de hoop dat hier meer vrijwilligers uit komen;
• Rabo clubkascampagne en Grote Clubactie bieden de mogelijkheid met inzet relatief eenvoudig enkele honderden euro’s per actie binnen te kunnen halen;
• Meer aanbod van Pickleball: door met vrijwilligers de zaal vaker te openen kunnen er extra inkomsten vergaard worden met meer baanverhuur en ook extra baromzet’
• Structurelere inzet bardiensten: door bardiensten te draaien tijdens competitie avonden en dagen kan er meer omzet gehaald worden vanuit de bar;
• Evenementen organiseren: voorbeeld het recent teruggekeerde klaverjastoernooi in het paasweekend;

Besparen van kosten

• Old Stars training door eigen trainer in plaats van inhuur: dit kan de club in 2024 € 1000 en voor komende jaren € 2000,- per jaar besparen;
• Schoonmaak door eigen leden: door inzet van vrijwilligers die het gebouw schoon houden kan op jaarbasis € 4.000,- bespaard worden

De ALV ziet de noodzaak van de voorgestelde maatregelen en dacht mee in overige opties die onderzocht kunnen worden door het bestuur. Na het beantwoorden van een aantal vragen stemde de ALV dan ook unaniem in met het nemen van deze maatregelen wat betekent dat in ieder geval per 1-4 de contributie wordt verhoogd en voor de 65+ leden de vrijwilligersbijdrage wordt ingesteld.

Club heeft meer vrijwilligers nodig
Om de financiële situatie van de club weer gezond te krijgen zijn vrijwel alle hierboven genoemde maatregelen nodig om meer inkomsten binnen te halen en ook te besparen op kosten. Daarbij is de inzet van meer vrijwilligers cruciaal. Het bestuur is aangehaakt bij een traject van de gemeente Zoetermeer rondom werving en behoud van vrijwilligers. Dit traject geeft handvatten en tips om de vrijwilligers nog slimmer in te zetten. Om dit invulling te geven is het bestuur nog op zoek naar iemand die de taak van vrijwilligerscoördinator/de portefeuille vrijwilligers wil oppakken als vijfde bestuurslid.

De komende periode zal het bestuur de verschillende vrijwilligerstaken en de bijbehorende tijdsbesteding in kaart brengen om gericht leden te kunnen benaderen voor specifieke taken. Wil jij als lid een steentje bijdragen maar weet je niet precies hoe dat zou kunnen? Stuur dan een mail naar secretaris@taverzo.nl, dan kijkt het bestuur graag samen met jou om te zien waar jij de club kunt helpen.

Rond 22.30 uur sloot Ruud van Graafeiland als voorzitter de vergadering en bedankte alle aanwezigen voor hun input en constructieve houding om de club naar een gezonde financiële situatie te brengen.

Overzicht contributiebedragen per 1-4-2024